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                        Notes系統下信息管理系統的設計和開發

                        添加時間:2020/05/07 來源: 作者:北京電大呂小星老師根
                        系統的背景和意義,然后就開發信息管理系統使用的Notes平臺進行了細致的分析和探討,并以信息管理系統為例,詳細闡述了Lotus Notes系統數據庫模板的開發過程。
                        以下為本篇論文正文:

                        摘要

                          本文系統地討論了Notes系統下信息管理系統的設計和開發,首先介紹了開發信息管理。

                          系統的背景和意義,然后就開發信息管理系統使用的Notes平臺進行了細致的分析和探討,并以信息管理系統為例,詳細闡述了Lotus Notes系統數據庫模板的開發過程。涉及到了程序的流轉、用戶權限等具體的實現過程,其中酒蓋了Seript 庫、Mail in數據庫、Lotus Notes數據庫多層次的權限設計等關鍵技術。最后在文中總結了系統設計完成情況,并對今后系統的完善與維護提出了設想。

                          OA (ffce Administration,辦公自動化)系統是信息技術時代實現自動化辦公、無紙化辦公的重要途徑。本文系統地討論了Lotus Notes平臺下政府機關部門OA系統的設計和開發,提出了設計OA系統行之有效的指導方法。在分析和討論開發信息管理系統一般特性的基礎上,本文進一步考慮了行政部門的特殊性,并建立了事務流程清晰、管理界面明確、權限控制嚴格的系統模型。最后,本文詳細闡述了如何結合Lotus Notes系統進行系統原型實現的細節。

                        信息流程管理系統論文摘編

                          第1章概論

                          1.1 產生背景

                          隨著政府部門計算機應用的普及,辦公自動化系統的建設步伐得到了加快,逐步實現了辦公自動化,辦公無紙化。用群件系統為本單位構造辦公自動化系統的平臺,并在平臺上開發信息流程管理系統,實現對本單位信息流程管理的辦公自動化。

                          1.2 基于Notes系統開發的意義

                          OA有著巨大的市場前景,國內企事業單位的應用需求比較廣泛,尤其政府部門實施的數字工程,要不斷提高辦公服務環境,提高辦公效率,在OA方面有著巨大的開發潛力。群件為人們提供了信息共享、業務流轉的基礎通信設施,它似乎已經成為人們開發辦公自動化系統不可或缺的平臺。從OA系統開發的資料看,所有用于職能部門的OA系統基本上都基于群件的開發。

                          1.3信息流程管理系統開發的目的

                          信息流程管理系統是以計算機工作方式取代手工進行信息流處理為目的,利用計算機摸寫信息,并在計算機網絡中對信息進行審批、流轉、發布、存儲。力求提高信息流程管理效率和水平,減低信息工作的工作強度,實現信息辦公的自動化。

                          通過信息流程管理系統的開發,加強群件系統的應用,促進群件系統在其他辦公方面的建設。

                          1.4 信息流程管理系統的特點

                          利用計算機進行信息的處理,打破了傳統手工信息管理的方式。

                          信息流在計算機中流轉,并通過郵件系統發布到每個人的郵件中,大大提高了信息的發布效率;適合目前計算機處理各種辦公事務的工作方式;使信息的處理過程更加規范,能夠按照規定的流程、格式進行處理;使用統-的操作平臺, 操作界面熟悉、簡單,易于被用戶接受。

                          第2章群件 系統開發平臺

                          2.1群件什么是群件?


                          顧名思義,它是提供群體協同工作的軟件。目前,市場上主要的群件產品有連花公司的Lotus DorninoNotes、微軟公司的Exchange和Novell公司的Groupwise.在中國市場上,占據主導地位的產品是Donino/Notes和Exchange.群件能為人們提供哪些功能呢?從蓮花公司和微軟公司群件產品的功能看,它首先是一-個郵件系統,能提供基于CS結構,支持Intenet標準的電子郵件服務,這也是用戶最為熟悉、使用最多的群件功能;其次,它是個工作流自動化的系統,它以工作流為手段,設計出與人們業務流程相吻合的干線,使各級崗位或部門能協同辦公,實現信息共享。

                          2.2 Lotus Domino/Notes與關系數據庫的比較

                          Lotus Domino/Notes與關系數據庫的比較如表1-1所示。

                          Notes與關系數據庫適用于性質完全不同的應用,前者強調基于文檔的工作流,半結構化,不實時,分散;而后者基于事務處理模型,以結構化組織信息,強調事務的實時性、并發性。

                          2.3 Notes 數據庫應用系統介紹

                          Lotus Notes是- -個分布的基于文檔的數據庫應用系統,是一個群組通信與協同工作的信息平臺。分布是指用戶可以通過局域網、廣域網、Intermnet、 專線及撥號網等不同網絡形式存取Notes信息;基于文檔是指Notes的信息是以文檔的形式組織;數據庫應用是指Notes的多個文檔以數據庫作為信息存儲集合管理;群組通信與協同工作是指Notes用戶可以通過網絡共享跟蹤管理。Notes 應用中的信息內容通過郵件機制互相通信,Notes應用系統是實現某種具體應用功能的數據和程序的集合。Notes 應用通過Notes數據庫組織應用中各種數據和程序。Notes 是-一個文檔數據庫,無論是數據還是程序都以文檔的方式存儲。在Noles數據庫中,Notes 數據庫是將相關信息和對信息的處理程序存儲為多個文檔的信息集合,可以分散地存儲于不同的網絡服務器或客戶機上。用戶可以通過網絡訪問位于不同服務器上的Notes數據庫,獲得數據庫內部的數據,運行數據庫存儲的程序。

                          Lotus Notes應用平臺實現了安全、可靠、標準的企業級Web應用,滿足了Internet/n-tranetExtranet.郵件、知識管理以及信息的集成。這些突出特點,完全能夠滿足政府機關對辦公自動化平臺的要求。鑒于以上Lotus Notes 的優勢,因此選擇Notes 群件系統平臺開發信息流程管理系統。

                          第3章總體設計方案

                          3.1 概述

                          一個應用系統的開發, 要求應用系統的開發者要首先對實際工作流程的狀況有一-個較為全面的了解,還必須了解系統中各用戶的角色,以及不同的用戶需完成哪些特定的功能。進行詳細的需求分析后,確定系統的總體設計方案。

                          首先建立基于DominoNotes的群件系統平臺,在該平臺上建立信息流程管理數據庫系統應用,主要是將撰寫的信息寫人科室信息數據庫,再通過Notes自身的郵件系統,用郵件將信息進行流轉。提交辦公室是將信息數據庫的信息發送到科室信息管理數據庫中,再對該信息內容進行處理?剖倚畔祿䦷旌娃k公室信息管理數據庫利用Notes提供的強大的權限管理機制通過不同的角色權限進行管理,普通用戶只能撰寫信息和報送,而信息管理員可以管理全部的信息。通過郵件系統將發表的信息刊物發送到每個人的電子郵箱。

                          3.2信息流程管理 系統設計結構圖

                          3.2.1科室信

                           信息數據庫橫板科室信息數據庫模板如圖1-1所示。

                          3.2.2辦公室信息管理數據庫模板

                          辦公室信息管理數據庫模板如圖1 -2所示。

                          3.3總體結構的各部分說明及設計思想

                          3.3.1科室信息

                          1.撰寫信息

                          考慮信息的書寫要有一-定的格式,按照比較標準的信息書寫格式設計信息撰寫界面?紤]到自己能修改自己剛才的信息,設計編輯修改功能,能對自己摸寫的信息進行修改?紤]到便于查看自己撰寫過的信息,建立待審批視圖,通過該視圖顯示所有撰寫后待審批的信息。

                          2.報部門領導審批

                          考慮到信息撰寫完成后,一般要經過部門領導審批,要建立選擇部門領導審批人功能,通過系統通訊錄選擇審批人,然后將偵息報送選擇的審批人。

                          3.部門領導審批

                          為了保證信息的質量,部門領導通過郵件接到報送的待審批信息,對倩息可以進行查看、修改、審批。為了讓信息員了解部門領導對該信息的看法,設立部門審批意見功能。對沒有通過的審批,信息員能夠重新進行修改,并可以報送部門領導再次審批。

                          4.提交辦公室

                          對通過審批的信息,可以提交辦公室處理。這是設計過程中的重點和難點,要將科室信息數據庫的數據復制到辦公室信息管理數據庫中,并且還要通過郵件系統通知信息管理員報送了信息。

                          3.3.2辦公室信息管理

                          1.信息采編

                          通過該欄目,可以采編所有部[ ]報送的信息。對報送的信息首先要進行選擇,進行采用和不采用標記,對有采用標記的信息再通過信息管理員進行編輯?紤]到信總管理員也要撰寫信息,在此增加了撰寫信息的功能,且其不需要報送辦公室主任審批自已撰寫的信息。

                          2.刊物采編

                          為代碼維護中建立的刊物進行刊物信息采編,為刊物選擇已經采用的信息。對采編完信息的這期刊物,報辦公室主任進行簽發。

                          3.刊物生成

                          按照信息的工作流程,對辦公室主任簽發完成以后的刊物,由信息管理員通過郵件系統進行發送4. 刊物查詢能夠查詢所有已經發布的刊物。

                          5.代碼維護

                          建立刊物的名稱信息,可以修改刊物名稱信息,通過修改,可以使每次發布的刊物名稱不同。

                          3.4信息流程管理系統基本功能

                          3.4.1普通用戶

                           (信息員)普通用戶在任意- -個 Lotus Notes工作平臺,通過打開科室信息數據庫,就可以按照規定的信息書寫格式進行信息的撰寫,并將信息存入信息數據庫進行流轉。

                          對于普通用戶,需要完成如下功能:

                         。1)登錄Notes系統平臺,輸入用戶名與口令;(2)選擇打開科室信息數據庫;(3)攢寫信息,并將信息存人數據庫;(4)選擇部門領導,將信息報送審批、修改;(5)將部門領導審批通過的信息上報辦公室。

                          3.4.2部門領導

                          部門領導通過打開自己的電子郵箱,對本單位信息員報送的信息進行審批、修改。

                          3.4.3辦公室信息

                          管理員辦公室信息管理員通過打開辦公室信息管理數據庫,對各部門上報的信息進行采用、采編等處理。

                          對于辦公室信息管理員,需要完成如下功能:

                         。1)登錄Notes系統平臺,輸人用戶名與口令;

                         。2)打開辦公室信息管理數據庫;

                         。3)查看所有上報信息的內容;

                         。4)對上報的信息進行采用或不采用標記操作;

                         。5)對采用的信息進行編輯;

                         。6)創建刊物名稱、代碼;

                         。7)在創建的刊物中采編已經采用的信息;

                         。8)對完成的刊物報辦公室主任進行簽發;

                         。9)對簽發的刊物進行發送。

                          3.4.4辦公室主任

                          辦公室主任通過打開自已的郵箱對報送來的待發刊物進行簽發。

                          3.5 開發工具

                          主要開發工具有Lotus Domino 4.52數據庫,簡單的編程使用Notes提供的函數和命令實現,復雜任務使用LotusScript編程語言實現。

                          3.6系統運行環境要求

                          3.6.1 Domino 服務器配置

                          服務器的操作系統可以是UNIX,WindowsNT或0S/2等;CPUP166以上;內存。

                          64M以上;硬盤至少2G;網卡10M或100M.

                          3.6.2 Notes 工作站配置

                          工作站操作系統可以是Windows NT, Win95 或Win98; CPU P166以上;內存16M以上;硬盤至少60M;網卡10M或100M.

                          第4章詳細設計

                          4.1搭建Lotus Domino

                          4.1.2服務器平臺(略)●

                          4.2科室信息數據庫

                          4.2.1科室信 息模板的程序設計流程圈

                          科室信息模板的程序設計流程圖如圖1-3所示。

                          4.2.2數據庫的設計建立

                          科室信息數據庫Inlo. ns.建立一個具體的應用數據庫,-般有兩種方法,一種是。

                          以現有的應用模板為基礎。創建出一個繼承了模板設計的應用數據庫,然后在其原有的設計基礎上根據具體需求進行修改。使它滿尼最終的設計需要;創建應用數據庫的另一種方法是創建一個全新的數據庫,在其中重新構造所有的應用組件。Info. nsf數據庫是采用后一種方法來建立的。

                          4.2.3表單的設計

                          在Notes數據庫中文檔的存儲格式是由表單來定義的,表單實際上是Notes中查看和輸人信息的模板,表單由域、文本、圖形、區段、操作和熱點等內容組成。

                          城是表單中最重要的元素,是存儲數據庫信息的最基本單元。每個域中都具有單-類型的信息文本、RTF文本、圖形和多媒體對象、多項選擇列表(稱為關鍵字、數字、時間或日期)以及姓名。區段可以將表單中的城組織在一起,同時顯示、折疊、隱藏這個特性,可以將-一個很大的文檔,按照用戶的需要逐步顯示,避免信息量過大和層次不明。原始信息登記表單設有四個區段:基本信息項、返回修改意見、選擇審批人、審批。數據庫表單、子表單、視圖以及文件夾的操作是可給任何一個應用添加自動化的設計特性?梢詫⒈韱、子表單、視圖以及文件夾的操作顯示為操作欄中的按鈕,或操作菜單命令,或二者的結合。簡單的操作易于實現菜單命令,使用公式或LotusScript程序制作的復雜的操作可以完成更復雜的工作,但它們無法通過Notes菜單命令來實現。原始信息登記表單建有完成、取消、返回、撰寫內容、修改稿件內容、報送審批。審批等操作。在不同的表單狀態,顯示不同的操作按鈕,通過操作完成相關的功能操作。

                          在信息數據庫中建有三個表單:

                         。1)原始信息登記表一用于 登記信息類別、控制項錄人;(2)原始信息內容登記表一用于信 息的具體內容的錄人;(3)時間查詢一用 于時間查詢。

                          4.2.4視圖的設計

                          視圖是我們觀察瀏覽數據庫文件的一種有效方式,視圖是以行和列的形式顯示文檔,使用戶得以找到所需的文檔。視圖可包含從文檔域中提取的數據、計算的結果,以及文檔的總數或平均值。要閱讀數據庫中的文檔,用戶需要先打開視圖,再打開其中每一-行所代 表的文檔。大多數數據庫都包含多個視圖,使之能以不同的方式組織并顯示文檔。

                          在信息數據摩中建有如下六個視圖:

                         。1)所有信息視圖一顯 示所有登記的信息;(2)待審批信息視圖一顯示處于待 申批狀態的信息;(3)正在審批視圖一顯示 報審批人審批后還未審批回來的信息;(4)已審批視圖-.顯示部門領導已審批返回的信息;(5)待提交視圖--.顯示待提交辦公室的信息;(6)已提交視圖一顯 示已經報送辦公室的信息。

                          通過對流轉的信息文檔的狀態控制,使信息在處于不同的狀態時分別在六個視圖中顯示,被不同的人員進行處理。信息被處理后,狀態發生改變,信息被流轉。例如,對于待審批視圖,通過公式SELECT Form="原始信息登記表& sir status="待審批",實現將所有在原始信息登記表中新登記但還沒有審批的文檔顯示出來。該視圖顯示文檔的標題、登記日期、審批人三項內容。

                          4.2.5導航器的設計

                          導航器為用戶提供了-種圖形方式來操作或查找文檔,而無須對視圖進行操作查看菜單命令。導航器類似- -個菜單,它可以把用戶引導到應用程序的特定位置,以方便地對數據庫進行各種操作,起到一個導航的作用。

                          在信息管理數據庫中建有信息管理導航器。該導航器中的每個圖形和文本都相當于-個鏈接熱點或操作熱點,單擊這些圖形和文本將觸發特定的操作。

                          4.2.6權限設計

                          Lotus Notes提供了非常強大的六級權限,保證系統的安全,其中在信息管理數據庫設計中用到了四級權限設置。

                          1.數據庫級的安全控制Notes數據庫的權限控制是通過數據庫的存取控制列表ACL來實現的,它對于保證數據庫安全十分重要,在數據庫存取控制列表中- -共定義了七個存取級別,不同的級別可以對數據庫進行不同的訪問和操作,用戶要訪問服務器上的數據庫就必須擁有Notes服務器的訪問權限,用戶的存取級別按從高到低的順序排列如下:管理者、編輯者、作者、讀者、存放者、不能存取者。

                          將信息管理員存取級別設置為管理者, defult 用戶為作者。并且建立了[編輯者] [管理員] [信息員]三個角色,通過對用戶授予不同的角色,在程序中控制用戶的操作權限。

                          當角色不同時打開不同的數據庫。

                          2.視圖和表單級的安全控制表單屬性中的存取控制頁面記錄了有權使用此表單創建文檔的用戶名單,它是對數據率存取控制列表的補充,低于作者權限的用戶即使包含在名單中也不能用此表單創建文檔。

                          3.文檔級和城級安全控制使用公式條件進行域、區段、操作等的控制,當條件為操作真時隱藏該對象,使不具備條件或不具備權限的人無法對該域進行操作。

                          4.3辦公室信息管理

                          數據庫該數據庫模板主要設有信息采編、刊物采編、刊物生成、刊物查詢、代碼維護五個功能模塊,實現對科室上報的信息進行流轉、發布。

                          4.3.1辦公室信息 管理模板的程序設計流程

                          辦公室信息管理模板的程序設計流程圖如圖1 -4所示。
                         

                          4.3.2模塊的具體實現 (略)

                          4.4系統測試(略)

                          第5章結束語

                          基于群件系統的Lotus Notes開發,是近幾年發展起來的熱門研究課題,它具有廣泛的應用前景。然面,作為- -個較專業的開發工具,要想將其運用得得心應手,還需要進一步加強研究,深人鉆研。在前幾章中,結合信息流程管理系統的開發過程,對Lotus Notes系統的各種開發手段進行了分析,并總結了實質性工作。在此基礎上,本章對論文工作進行了總結,并對基于群件技術Notes系統的開發和研究方向進行了探討。

                          5.1實踐工作的總結與展望 (略)

                          5.2畢業設計期間的思想總結 (略)

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